• Faciliter et optimiser l’organisation de leurs activités, les liaisons internes et externes, la circulation de l’information et effectuer des tâches d’assistanat et de secrétariat en mettant en avant le sens du service.
• Assurer éventuellement des missions spécifiques, déléguées par le Management,
• Respecter la confidentialité des informations qui lui sont transmises.

Parmi les tâches d’assistanat et de secrétariat peuvent se trouver les missions ci-dessous (liste non exhaustive) :

• Responsabilité de certaines missions de type : suivi des prestataires extérieurs, suivi du budget de fonctionnement du service et- ou de l’activité.
• Gestion des processus d’arrivées / de départs
• Exploitation du courrier et des mails pour suite à donner ou préparation des réponses, y compris en langue étrangère,
• Conception d’un plan de classement,
• Gère des informations diversifiées (quantitatives et qualitatives), stratégiques ou confidentielles, à diffuser à bon escient,
• Traite directement certains dossiers, effectue des recherches d’informations, assure un suivi d’avancement, fait des relances, rédige des comptes rendu d’avancement (ex : organise et accueille des délégations, clients, stagiaires ; élabore un dossier documenté ; organise-structure et met à disposition les documents nécessaires à l’entité, participe à la réalisation de site intranet ; organise des événements…),
• Peut aussi avoir en charge des activités dans certains domaines d’application (gestion, achats, SI, finance, RH, communication, qualité…).